Een verzuimprotocol is het document waarin afspraken en richtlijnen staan die zowel werkgever als werknemer volgen zodra iemand zich ziek meldt. Het is een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid en helpt voorkomen dat stappen over het hoofd worden gezien en dat iedereen binnen de organisatie weet wat er verwacht wordt bij ziekteverzuim.
Hoewel een verzuimprotocol op zichzelf niet wettelijk verplicht is, is het wel essentieel om te voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Die wet verplicht werkgevers om een beleid te voeren waarmee ziekteverzuim zoveel mogelijk wordt beperkt en re-integratie wordt ondersteund. Een goed verzuimprotocol helpt u hierbij en zorgt voor duidelijkheid en structuur.
Wat staat er in een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol beschrijft duidelijk wat een werknemer moet doen bij ziekmelding:
• Bij wie moet hij zich ziekmelden?
• Hoe laat en op welke manier?
• Wat als de contactpersoon niet bereikbaar is?
• Moet de werknemer ook collega’s informeren over lopende taken of afspraken?
Volgens de Wet verbetering poortwachter moet de werkgever de ziekmelding binnen één week aan de arbodienst doorgeven, bij voorkeur binnen 24 uur. Daarnaast zijn er regels over welke vragen gesteld mogen worden aan de zieke werknemer, zoals waar hij te bereiken is, vermoedelijke duur van verzuim, en of het om werkgerelateerde klachten gaat (maar bijvoorbeeld niet om medische details).
Vervolgstappen na ziekmelding
Het protocol legt uit welke praktische vervolgstappen genomen worden:
• Wie draagt zorg voor casemanagement
• Wanneer wordt een bedrijfsarts ingeschakeld?
• Hoe en wanneer worden re-integratiegesprekken gepland?
• Wat zijn afspraken bij langdurig verzuim?
Deze stappen zijn van belang om het ziekteverzuimproces gestructureerd en tijdig aan te pakken.
Langdurig verzuim
Wanneer een werknemer langer dan zes weken ziek is, volgen volgens het protocol de wettelijk voorgeschreven stappen uit de Wet verbetering poortwachter, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak en de melding bij het UWV. Ook het sociaal-medisch overleg (SMO) speelt een rol bij het bespreken van casussen met toestemming van de werknemer om het herstelproces te optimaliseren
Waarom kiest u voor een verzuimprotocol met Waarborg Arbo?
Waarborg Arbo helpt u bij het opstellen en uitvoeren van een verzuimprotocol op maat, dat past bij uw bedrijfscultuur én voldoet aan alle wettelijke regels. Onze (para)medisch geschoolde inzetbaarheidsadviseurs bieden:
• Duidelijke en praktisch toepasbare verzuimprocedures
• Snelle en deskundige begeleiding vanaf de ziekmelding
• Passende interventies en ondersteuning door bedrijfsartsen
• Transparant casemanagement met heldere communicatie
• Preventieve adviezen om toekomstige verzuimgevallen te voorkomen
Wij zorgen dat uw medewerkers snel en verantwoord terugkeren, terwijl u grip krijgt op verzuimcijfers door inzichten en overzicht uit onze data-gedreven dashboards.
Belangrijke onderdelen van een goed verzuimprotocol
1. Heldere afspraken rondom ziekmelding
Zorg dat het voor elke werknemer duidelijk is hoe en bij wie ze zich ziek moeten melden. Vermeld ook contactgegevens en bereikbaarheid.
2. Privacy en gegevensuitwisseling
Het protocol gaat uit van een strikt privacyreglement: medische en persoonsgegevens worden alleen met uitdrukkelijke toestemming gedeeld tussen werkgever, arbodienst en andere betrokkenen.
3. Rechten en plichten werknemer en werkgever
Leg vast welke verantwoordelijkheden en rechten beide partijen hebben gedurende het verzuimproces, zoals medewerking aan re-integratie of het recht op preventief advies door een bedrijfsarts.
4. Rollen en taken binnen de organisatie
Verduidelijk wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor casemanagement, eerste opvang, contact met de arbodienst en re-integratieondersteuning.
5. Procedures bij langdurig verzuim
Beschrijf het proces wanneer het verzuim lang duurt, inclusief problematische situaties zoals arbeidsconflicten, second opinions, en interventies vanuit de arbodienst.
